Generelt om vores persondatapolitik
Denne persondatapolitik har til formål at klargøre vores praksis vedrørende indsamling, beskyttelse og brug af personoplysninger. Vi prioriterer højt at værne om privatlivets fred for de oplysninger, der gives til os, uanset om de overføres digitalt eller på anden måde. Vi erkender vigtigheden af passende beskyttelse og ansvarlig håndtering af de persondata, vi håndterer. Det er vores forpligtelse at sikre integriteten af dine personlige oplysninger.
Hvem er dataansvarlig?
Den daglige leder hos NORDIAN varetager rollen som ansvarlig for databehandling. Hvis du har spørgsmål vedrørende databehandling, er du velkommen til at sende en e-mail til: sikkerdata@nordiantrafik.dk. For at beskytte dine data, bedes du undlade at inkludere personlige detaljer i e-mailen. Beskriv kort emnet for din henvendelse og angiv et telefonnummer, hvor vi kan nå dig.
Indsamling af persondata
Vores praksis er kun at indsamle de nødvendige personoplysninger, som er relevante for at kunne yde de aftalte tjenester til vores private kunder – dette kan for eksempel være i forhold til udbud, fakturering og koordinering af kørselsaftaler. Desuden indsamler vi persondata, når det kræves ifølge loven, herunder til indberetninger til relevante myndigheder.
For vores privatkunder registrerer vi oplysninger som navn, adresse, telefonnummer, og e-mail. Der kan også blive registreret specifikke oplysninger om passagerer, hvis der skal tages hensyn til særlige behov relateret til helbred eller handicap. Disse oplysninger slettes 2 år efter udført arbejde.
For vores medarbejdere kan dataindsamlingen inkludere CPR-nr., navn, adresse, telefonnummer, e-mail, ansøgningsmateriale, CV samt anden relevant information i forbindelse med ansættelsen. Dette inkluderer også oplysninger nødvendige for lovmæssige krav som fx digital kørebog, kørekort og obligatoriske kurser. Når et ansættelsesforhold ophører, slettes medarbejderens oplysninger 5 år efter endt samarbejde.
Søger du uopfordret eller en speciel ledig stilling hos os, behandler vi kun de oplysninger, du leverer. Hvis du ikke bliver valgt til stillingen, vil dine data blive slettet efter 12 måneder. Ønsker du på noget tidspunkt dine oplysninger fjernet fra vores database før denne tid, kan du blot kontakte os.
Foruden de detaljer, du som forbruger direkte indsender til os, når du anmoder om et tilbud eller i forbindelse med levering af tjenester, eller de oplysninger, du giver ved ansættelse, indsamler vi ikke yderligere persondata. Vores webside anvender cookies som er små datafiler, der hjælper med at forbedre din online oplevelse. Disse cookies anvendes til skræddersy indhold og reklamer, tilbyde sociale mediefunktioner og analysere vores webtrafik. Vi deler også oplysninger om din anvendelse af vores site med vores partnere inden for sociale medier, reklame og analyse, som kan sammenkøre disse data med andre informationer, du har stillet til rådighed for dem eller som de har indsamlet gennem din brug af deres services. Ved at fortsætte med at bruge vores hjemmeside accepterer du brugen af vores cookies.
Ifølge lovgivningen må vi opbevare cookies på din enhed, hvis de er absolut nødvendige for at kunne levere den service, du specifikt har bedt om. For brug af andre typer cookies kræves dit forudgående samtykke.
Vores site gør brug af flere slags cookies, inklusive dem, der er sat af tredjepartstjenester på vores site. Vi anvender følgende fire kategorier af cookies:
Nødvendige cookies, som er essentielle for at websitet fungerer korrekt ved at muliggøre basale funktioner som side-navigation og adgang til sikrede områder på sitet.
Præference cookies, der tillader websitet at huske valg, der ændrer måden, sitet fungerer eller ser ud på, som dit valgte sprog eller den region, du er i.
Statistiske cookies, der bruges til at forstå, hvordan besøgende interagerer med sitet ved anonymt at samle og rapportere information.
Marketing cookies, der anvendes til at følge besøgende på forskellige websites med målet om at præsentere annoncer, der er målrettede og relevante for den enkelte bruger.
Du har mulighed for at ændre eller trække dit samtykke tilbage vedrørende cookie-deklarationen på vores hjemmeside til enhver tid.
Videresendelse af persondata
Dine personoplysninger lagres i vores egne systemer samt hos de underleverandører, der assisterer os i opgaver som ordrehåndtering, fakturering og lønadministration. Der kan også være situationer, hvor vi er nødt til at dele visse oplysninger med offentlige myndigheder, for eksempel med kommuner, når vi udfører transporttjenester for borgere på kommunens vegne og i henhold til kommunens forsyningspligt
Hvem har adgang til dine data?
For at kunne udføre opgaver anmodet enten af dig som privatkunde eller af offentlige instanser på dine vegne, kan visse medarbejdere i vores firma få adgang til dine data, men kun hvis det er nødvendigt for at udføre deres jobfunktioner.
Når vi samarbejder med underleverandører eller konsulenter, sikrer vi, at dine data forbliver fortrolige ved at indgå en databehandleraftale med dem.
Kun vores ledelse og bestemte personer i administrationen har adgang til medarbejderinformation. Alle dokumenter og IT-systemer er sikret og låst for at beskytte mod uautoriseret adgang og utilsigtet sletning af data.
Dine rettigheder til indsigt, rettelse og sletning af data.
Uanset om du er vores kunde eller medarbejder, kan du altid henvende dig til os for at få indblik i, hvilke data vi opbevarer om dig. Du har også ret til at korrigere eventuelle unøjagtigheder i dine data eller anmode om sletning og udlevering af dine oplysninger.
Bemærk dog, at visse oplysninger kun kan slettes, hvis det ikke går ud over en eksisterende aftale, kontrakt, ansættelsesaftale eller lovbestemt rapportering til offentlige instanser. Oplysningerne vil ikke blive slettet, hvis det påvirker andres rettigheder eller juridiske status negativt. Når der ikke længere er et formål med at have dataene, sørger vi dog altid for at fjerne unødvendige persondata.
Hvordan beskytter vi og sikrer fortrolighed med dine data?
Vi tager fortrolighed og sikring af persondata alvorligt. Derfor er adgang til oplysninger om vores kunder og medarbejdere begrænset gennem både fysisk adgangskontrol og digitale sikkerhedsforanstaltninger.
Hvis vi arbejder med underleverandører i forhold til behandling af dine data, sørger vi for, at der indgås en databehandleraftale. Denne aftale sikrer, at dine data håndteres med den nødvendige beskyttelse og fortrolighed.
Vores medarbejdere er desuden bundet af fortrolighed og har kun adgang til dine oplysninger, når det er nødvendigt for udførelsen af deres arbejdsopgaver. Dette gælder også for eventuelle leverandører, som samarbejder med os.
Juridisk grundlag for databehandling
Det juridiske grundlag for behandling af personoplysninger om vores kunder er følgende:
- Artikel 6, stk. 1, litra b, kræver, at NORDIAN udfører behandling som en nødvendig foranstaltning for at opfylde en kontrakt.
- Artikel 6, stk. 1, litra c, pålægger den dataansvarlige i NORDIAN en forpligtelse til at behandle data som en nødvendighed for at overholde retlige forpligtelser.
- Artikel 6, stk. 1, litra f, kræver, at NORDIAN forfølger vores legitime interesse i at tilbyde en effektiv service og optimere brugen af vores busflåde ved at udføre behandling.
- Artikel 9, stk. 2, litra a, er nødvendig med hensyn til indhentning af samtykke til behandling og opbevaring af helbredsoplysninger vedrørende vores kunder. Disse oplysninger anvendes til at træffe beslutninger angående valget af køretøjstype.
Tilfælde af databrud
I tilfælde af en databrudssituation har virksomheder en juridisk forpligtelse til at rapportere hændelsen til den nationale persondatamyndighed, som i Danmark er Datatilsynet. Et databrud kan defineres som en situation, hvor persondata bliver ulovligt tilgængelige for personer, der ikke har autorisation til at behandle disse oplysninger i virksomheden. Den dataansvarlige i NORDIAN er forpligtet til at underrette Datatilsynet inden for 72 timer efter opdagelsen af sikkerhedsbruddet.
Underretningen til Datatilsynet skal indeholde følgende minimumsinformationer:
- En detaljeret beskrivelse af databruddet, herunder omfanget af personer berørt af bruddet og mængden af data involveret.
- Kontaktinformation på den dataansvarlige i NORDIAN koncernselskabet.
- En vurdering af de potentielle konsekvenser for de berørte personer som følge af databruddet.
- En planlagt handlingsstrategi fra virksomheden for at imødegå databruddet og forhindre fremtidige brud på datasikkerheden.
I tilfælde hvor databruddet udgør en risiko for at krænke rettighederne og frihederne for de registrerede personer, skal den dataansvarlige straks underrette de berørte personer. Den registrerede person vil modtage følgende minimumsoplysninger:
- Kontaktinformation på den dataansvarlige i NORDIAN koncernselskabet.
- En detaljeret beskrivelse af de potentielle konsekvenser for den registrerede person som følge af databruddet.
- En beskrivelse af de specifikke foranstaltninger, som NORDIAN planlægger at implementere for at håndtere databruddet og forebygge lignende situationer i fremtiden.
For mere uddybende information om databeskyttelse, rettigheder eller hvordan du kan klage over vores behandling af dine persondata, anbefales det at besøge Datatilsynets officielle hjemmeside på www.datatilsynet.dk
Sidst opdateret 06-11-2023
Læs også vores handelsbetingelser
